Успей сделать больше

Успей сделать больше

Итак, хочу рассказать вам про замечательный инструмент, который помогает мне успевать делать больше и упорядочить все свои дела. Называется этот инструмент – Doit.im.

Что это вообще такое?

Это программа, вернее даже не программа, а сервис, помогающий построить систему управления делами по технике GTD.

Основа сервиса – web-версия. Именно в веб-версии появляются первоначально все нововведения и дополнительные функции, и только потом они реализуются в приложениях под другие платформы. В базовом варианте этот сервис бесплатен. Помимо веб-версии и десктопных есть версии под iOS и Android. Есть также Premium подписка, которая дает дополнительные преимущества:

• Использование отдельного приложения под Windows и Mac.
• Цели, подзадачи.
• Синхронизация с Google Календарем.
• Добавление задач по e-mail.
• Отчеты.
• Возможность ручной и автоматической синхронизации. В бесплатной версии синхронизация происходит 1 раз в сутки.
• Приоритетная тех.поддержка.
• Возможность тестировать новые версии сервиса раньше других.

Стоит все это удовольствие $2 в месяц. Оплатив сразу на год, вы можете немного сэкономить - стоимость составит всего $20. Оплатить можно либо Пэйпэлом, либо малоизвестным Алипэй.

Функционально система распределена на несколько секций.
Для лучшего понимания желательно перед началом использования ознакомиться с книгой Getting Things Done.

Inbox – место для быстрого добавления задач, именно сюда попадают вновь созданные задачи без указания времени выполнения.

В секции Focus собраны все способы отсортировать задачи по времени, а именно:
Today – запланированные на сегодня;

Next – конкретного времени нет, это ближайшие, "следующие действия";

Tomorrow – отображает задачи на завтра;

Waiting – задачи, ожидающие выполнения, здесь же задачи, делегированные вами другим пользователям;

Sheduled – задачи с конкретной датой, кроме сегодняшних и завтрашних;

Someday – когда-нибудь.

Секция Projects содержит в себе список текущих активных проектов. Проект в данном случае это задача, которая не может быть выполнена за одно действие, либо задача, которая содержит в себе вложенные задачи.

Goals – относительно новая фишка, обозначает цели. Крупнее задачи, может включить в себя и задачи, и проекты. Получается примерно следующая схема, от меньшего к большему: Задача -> Проект -> Цель. Допустим вы поставили цель ездить на собственном авто. Эта цель может включать в себя проекты "Получить водительские права", "Купить/построить/снять гараж", "Взять кредит в банке", если у вас в данный момент нет требуемой суммы, и так далее.

Contexts – сортировка задач по контекстам.

Filters – вы можете сделать выборку, чтобы увидеть только задачи с нужными вам характеристиками (статус, тэг, контекст, дедлайн, проект, дата начала задачи), причем вы можете использовать несколько условий в одном фильтре одновременно.

В последней секции находятся Completed – сюда переезжают все выполненные задачи, и Trash - те задачи, которые вы по каким то причинам захотели удалить.

Как я работю с сервисом.

На каждом компьютере, и дома и на работе, стоит клиент под Windows, текущая версия - 1.5.9, свернутый в трей. Используется в основном для быстрого добавления задач. По горячей клавише Ctrl+Alt+N всплывает окно для добавления задачи, причем можно сразу обозначить данной задаче контекст, приоритет, прописать тэги, указать когда задача должна быть выполнена. Без указания дополнительных параметров задача попадает в Inbox.

Если компьютера нет под рукой, то я использую клиент под Android, в котором доступен практически тот же самый функционал, что и в десктопной версии.

Раз в день, с утра, я просматриваю следующие статусы: Inbox, Next и Waiting и намечаю задачи на сегодня, просто перетаскивая их в статус Today. Как только задача выполнена - ставлю галочку напротив задачи и она плавно переезжает в Completed, т.е. выполненные. Если по каким то причинам задача, намеченная на сегодня, не была выполнена, завтра она также будет отображаться в статусе Today, с пометкой, что это задача просроченная. Раз в неделю, обычно в субботу с утра, я подвожу итог за неделю, составляю план на следующую неделю - назначаю даты задачам, либо перемещаю их из Someday в Next.

Добавляя новые задачи, очень удобно пользоваться дополнительными функциями, а именно:

Контексты

В понимании GTD контекст это условие или место, при котором возможно выполнение задачи. Приведу пример: я создал контекст Супермаркет. Когда я захожу в супермаркет, открываю один из рабочих столов, на котором добавлен виджет именно с этим контекстом. Положив то, что мне нужно, в корзину, я в два "тапа" отправляю задачу в выполненные - очень удобно.

Фильтрация по тэгам

Для дополнительного структурирования задач я использую тэги, например "Книги". Все что я хочу прочитать - я заношу в Doit, в статус выполнения Someday, и обязательно присваиваю тэг "Книги". Создав одноименный фильтр, я вижу все книги, которые хочу прочитать, но еще не прочитал. Захотел что-то прочитать - перенес в Today.

Покупки.

Если что-то нужно купить (кроме продуктов, про них выше), присваиваю этот тэг, и собираясь в магазин быстро по фильтру выбираю всю информацию о предстоящих покупках.

Оплаты

Комунальные платежи, пополнение балансов мобильных, web–сервисов и так далее - всем задачам присваивается данный тег, дополнительный плюс – помогает планировать предстоящие расходы.

Спорт.

Футбол, бег, настольный теннис – всегда могу увидеть список предстоящих спортивных "мероприятий".

Напоминания

Для каждой задачи можно установить напоминание в виде всплывающего окна либо сообщения на e-mail, которое напомнит вам о задаче в определенное вами время.

Повторяющиеся действия.

Если вы делаете одни и те же задачи в определенное время, вы можете создать только одну задачу, указать интервалы повторения и, допустим каждый месяц 10 числа у вас будет создаваться задача "Оплатить услугу кабельного телевидения".

Делегирование задач

Возможность создать задачу и отправить ее человеку, добавленному в список контактов Doit.

Все приведенные выше примеры это только один из множества возможных вариантов использования сервиса. Сама идеология системы GTD достаточно гибкая, а использование сервиса типа Doit, благодаря тэгам, контекстам, фильтрам и целям, позволяет реализовать практически любые ваши задумки.